シフト作成 エクセル テンプレート。 勤務パターンで選ぶ1カ月表示のシフト表テンプレート

Excel「簡単入力シフト管理表」エクセル無料テンプレート【使い方解説】|たっくんの自由帳

シフト作成 エクセル テンプレート

テンプレートのダウンロードをしよう! 紙に手書きするなど、アナログな方法でシフト表を作成するよりも、エクセルを活用した方が関数を使用できる分、効率的です。 エクセルは多くの職場で使われているため、操作に慣れている人も多いでしょう。 詳しい人であればエクセルファイルを新規作成した状態からでも、関数やレイアウトを設定し、便利なシフト表を作成できますが、中にはエクセルの知識や技術がない人もいます。 そのような場合は、インターネット上にあるシフト表のテンプレートを使うことをお勧めします。 テンプレートを使えば、ある程度完成されたデザインを使うことができるため、エクセルの操作に不慣れな人でも簡単に有益なシフト表を作成できます。 エクセルの操作が得意な人であれば、自分が使いやすいように関数を付け加えることで、勤怠管理を同時に行うことができ、給与計算もできます。 まずは自社の特徴にあったシフト表のテンプレートを探し、ダウンロードすることがおすすめです。 必要なシフト表の種類を選ぼう シフト表を作成するときにはテンプレートの種類を知り、有効活用することが重要です。 目的に応じて適切なテンプレートをダウンロードし、手を加えていくといいでしょう。 ここからはシフト表の作成に必要なテンプレートの種類を説明していきます。 主なシフト表1:タイムシフト タイムシフトとは、名前の通り、その日の営業に必要な人員が記載されているシフト表です。 1日ごとの内容を記載し、毎日交換するタイプのものです。 この種類のシフト表に必要な項目は雇用形態・名前・役割・勤務時間・合計時間です。 一般的には横軸に時間が記載されており、縦軸には従業員の名前を入力します。 そして該当する勤務時間分の横棒グラフを書き、見た目も分かりやすく表現します。 主なシフト表2:週間シフト 週間シフトは1週間のシフトが記載されたシフト表です。 基本的にタイムシフトと必要な項目は変わりませんが、曜日ごとに誰がシフトにどれくらい入っているかを明確に示しています。 1週間の動きに合わせてシフトを確認することができるため、急な欠員が発生しても、1週間の中で調整することが可能です。 また、曜日によってオペレーションが変わったり、週ごとのシフトが決まっている業種ではタイムシフトよりも週間シフトを活用します。 主なシフト表3:月間シフト 月間シフトとはカレンダーのように、月の流れに合わせて使うことができるシフト表です。 このシフト表は職場で共有するシフト表というよりは、個人で管理するシフト表として使うことが一般的です。 月間のカレンダーのようなイメージになるため、1日に使えるマスの大きさは小さく、詳細まで情報を表示することができません。 時間ではなく誰が出勤しているかを管理する場合に向いています。 勤務開始時間と勤務終了時間が固定のワークスタイルの場合に有効活用できます。 主なシフト表4:休暇管理シフト 休暇管理シフトは正社員などの休暇管理を行うときに使用するシフト表です。 基本的には月間シフトと同じテンプレートを使い、誰がいつ休暇を取っているかを把握できるようにします。 月の流れが基本となるプロジェクトを進めている場合は、休暇の取得状況もプロジェクトの進行に影響を及ぼすため、正確に管理することが大切です。 便利なエクセル関数でシフト表をカスタマイズしよう! エクセルでシフト表を作成するときには、関数を活用することでシフト表作成にかかる時間を短縮でき、勤務の合計時間やシフトの過不足を一目で把握できるようになります。 ここからは便利なエクセル関数を使ったシフト表のカスタマイズ方法を紹介していきます。 便利な関数1:DATE関数で日付を入力しよう シフト表には必ず日付を入力します。 年間を通すと365日分入れる必要があり、毎回手入力だと非常に時間がかかるため、「DATE関数」を使用するとよいでしょう。 利用する前の準備 通常、シフト表には「年」と「月」を分かりやすい位置に記載するため、まずはエクセルのフォーマット上に「年」と「月」を入力する場所を作ります。 例えば、エクセルのA1に「2019」、B1に「年」、C1に「4」、D1に「月」と入力すると、見た目上は「2019年4月」と表示されます。 このような基本情報を入力することで関数を使いやすくなります。 日付を縦軸に記載するか、横軸に記載するかで変わってきます。 便利な関数2:WEEKDAY関数で曜日を入力しよう シフト表には日付とセットで曜日も入力します。 DATE関数で日付を入力した後、その「年・月・日」の情報を利用して、「WEEKDAY関数」で簡単に曜日を表示できます。 WEEKDAY関数を使用すると「1」から「7」までの数字が割り振られ、「1」が日曜日を意味します。 この状態だとWEEKDAY関数で入力したセルには数字しか表示されていないため、先程と同様に「セルの書式設定」を選択し、「ユーザー定義」の種類に「aaa」と入力すると、数字が「日」から「土」までで表示されるようになります。 また、「ddd」と入力することで漢字ではなく英語の曜日も表示できます。 便利な関数3:COUNTA関数で出勤日数を入力しよう 従業員が月に何日出勤するかを表示するためには「COUNTA関数」を使います。 このCOUNTA関数では、文字や数字などを含むセルをカウントします。 出勤日数をカウントするためには、各日の勤務時間数などの列を範囲に設定し、入力のあるセルの個数を数えることで出勤日数を算出できます。 例えば、Aさんの勤務時間数をB列に記載している場合、「SUM関数」を使うことで勤務時間の合計を出せますが、さらに「COUNTA関数」を使えば出勤した日数をカウントできます。 便利な関数4:COUNTIF関数で稼働人数を入力しよう 早番・遅番、日勤・夜勤などのシフト体制があるシフト表であれば、それぞれの時間帯ごとに稼働する人数をカウントすることで過不足を算出できます。 このように条件を設定することで、指定した時間帯の稼働人数をカウントできます。 便利な関数5:SUM関数でその日の出勤人数を入力しよう 指定した範囲内の数字を合計する関数は最も有名な「SUM関数」です。 先程のCOUNTIF関数を使うことで各時間帯の出勤人数をカウントすることができ、その数字をSUM関数で合計することで、その日に出勤する人数を計算できます。 エクセルでは非効率?そんな時はシフト管理システムを使おう! エクセルで作るシフト表のフォーマットは一度作成してしまえば、コピーすることで使い回しができ、月ごとに管理することでデータを蓄積することも可能です。 ここまでエクセルの関数を紹介してきましたが、関数について知識のない人がシフト表を作成しようとすると、慣れていないためかえって時間がかかってしまう可能性もあります。 また、エクセルではシフト表を複数人で同時編集することができない上、作成完了したシフト表を印刷して店舗に掲示する手間もかかります。 そのため、エクセルのシフト表でも非効率という声があることも否めません。 そうした不便さを感じたときにはシフト管理システムがおすすめです。 ここからはシフト管理システムについて説明していきます。 シフト管理システムでシフト表を簡単作成しよう! エクセルでは従業員から提出されたシフト希望をファイルに転記する必要があり、過不足がないように手動で調整する必要もあります。 一方でシフト管理システムにはモバイル版がリリースされているものもあり、従業員がスマートフォンでシフト希望を提出するだけで、自動的にシフト表が作成されます。 シフト管理システムには他にも勤怠管理や給与計算の機能もあり、従業員の管理を行う担当者の負担を軽減できます。 シフト管理システムで効率的な人材配置をしよう! シフト管理システムを使うことでシフトに過不足があるとアラート通知が出るものもあり、適切なシフト表を作成することが可能です。 また、複数店舗を持つ企業の場合、店舗間のシフト状況を共有して、必要であれば人員補充ができ、企業として効率的な人員配置を行えます。 エクセルでシフト表を作成している場合であれば、無料のテンプレートを使って短時間でシフト表を作成することも可能であり、関数を活用することでさまざまな情報を容易に管理できるようになります。 また、従業員の人数が多かったり、雇用形態が分かれているような場合は、シフト管理システムを使うことでさらに効率化できます。 まずは自社のシフト表作成の課題を明確にし、最適な方法を検証することが大切です。 エクセルの関数やシステムを使いこなし、自社にあったシフト表を作りましょう。

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シフト表・勤怠管理表のエクセルテンプレート

シフト作成 エクセル テンプレート

操作手順 基準パターン決め まず、それぞれの勤務時間帯にパターンを割り振ります。 例えば、早番(8時〜13時)はA、普通番(10時〜15時)はB、遅番(12時〜17時)はC、と決めます。 これにより、それぞれの勤務時間帯に何回勤務したかを自動計算させることができます。 リストで入力の効率化 シフト表内に、勤務時間帯のパターンを入力します。 セルに直接入力せずに一覧から選べるようにする機能「ドロップダウンリスト」を使用しましょう。 まず、ドロップダウンリストをつけたいセルを範囲選択します。 [ データ- データの入力規則]からダイアログボックスを開きます。 [ 設定- 入力値の種類] を[ リスト]にします。 [ ドロップダウンリストから選択する]にチェックが入っていることを確認し、[元の値]の空欄にカンマで区切りながら項目を入力します。 [OK] をクリック後、セルにリストが設定されたか確認をしましょう。 COUNTIFを用いた集計 勤務時間帯パターンの合計を出すには[COUNTIF] 関数を使用します。 [数式]- [ 関数の挿入] より、「COUNTIF」を選択。 検索範囲のセルをドラッグして[ 範囲] の指定をします。 計算対象となる文字列を入力したら[OK] をクリックします。 勤務合計時間 最後に、勤務パターンの合計と勤務時間を掛け算・足し算で計算します。 [ 条件付き書式] を利用すれば、規定の合計勤務時間をオーバーした時も色づけして確認できます。

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Excel「簡単入力シフト管理表」エクセル無料テンプレート【使い方解説】|たっくんの自由帳

シフト作成 エクセル テンプレート

機能1|シフト表をカレンダーで閲覧する 機能2|シフト表の総業務時間を計算する 機能3|シフト表の時間帯を選択できる 機能1|シフト表をカレンダーで閲覧する この記事で紹介するシフト表では、カレンダーをガントチャート風に右に伸ばしていくことで、記入していきます。 動画で紹介しているとおり、開始日と終了日を入力することで自動で日付を入力することが可能です。 機能2|シフト表の総業務時間を計算する この記事で紹介するシフト表では、シフト表の下部で業務日数を確認することができます。 総業務時間はシフト表下部の業務日数にシフト別の業務時間をかけ算することで算出可能です。 また人員が「0」の場合は、セルが黄色くなり、不足している人員を可視化することもできます。 機能3|シフト表の時間帯を選択できる シフト表上部の一覧表で、「シフトの分類」を作成・管理することができます。 分類ごとに「開始」「終了」時間を入力することで業務時間を変更可能です。 また一覧表を拡張すれば、シフトの分類を増やすこともできます。 エクセル関数でシフト表を作成する手順 ステップ1|開始日と終了日 ステップ2|No, 氏名, 役職 ステップ3|日付 ステップ4|曜日 ステップ5|見た目を整える ステップ1|開始日と終了日 画像のように「開始日」と「終了日」の一覧表を「B2:C3」の範囲に作成します。 ステップ2|No, 氏名, 役職 次に、「No」「 氏名」「 役職」を入力します。 「B6」「C6」「D6」に文字列を入力したら、それぞれのセルを一つ下のセルと結合しておきましょう。 続いて、人員の数に応じて、罫線を引きます。 ステップ3|日付 日付を入力します。 すると、「F6」に入力した数式が終了日セルまで入力されます。 次の手順で操作します。 ホームタブのにある書式横のドロップダウンを開く• 「その他の表示形式 M 」をクリック• 最後に、日付が入力されている列を選択し、列幅を「4. 5」に修正します。 これで、日付の入力は完了です。 ステップ4|曜日 日付ごとに曜日を入力します。 これで、一つ上のセル「E6」の日付に対する曜日が一文字で表示されます。 あとは、「E7」セルを終了日までコピーすれば、各日付ごとに曜日を表示することができます。 ステップ5|見た目を整える 値の入力ができたら、最後に画像のように見た目を整えます。 まず、日付と曜日が入力されているセルの表示を「中央揃え」にします。 続いて、シフト表全体に罫線を引きます。 これで、シフト表の必要情報が全て入力できました。 手順2|シフトの分類を記載していく 次にシフトの分類を一覧表に記載していきます。 画像のように、「E2:K4」セルに一覧表を追加します。 なお、分類の数が多い場合は枠を増やすことで対応できます。 手順3|開始日と終了日を記入したら、カレンダーが自動で出力されるようにする 続いて、開始日と終了日から、自動でシフト表の日付を出力されるように修正を加えていきます。 ここで使用しているのは「IF 論理式, 真の場合, 偽の場合 」を利用した数式です。 あとは、「F6」の数式を残りの日付セルにコピーすれば「開始日」と「終了日」から自動でカレンダーが出力されるようになります。 手順4|土日を条件付き書式で色を変える 次は、画像のようにカレンダーの内、土日の列に色をつけていきます。 手動で色をつけるのではなく、「条件付き書式」という機能を使用して日付と連動して自動で色がつくように設定していきます。 まずは、「日曜」列に自動で色付けをする設定をしていきます。 下記の手順で操作しましょう。 「E6」セルを選択• ホームタブの「条件付き書式」をクリック• 「ルールの管理 R 」をクリック• 上部のドロップダウンリストから「このワークシート」を選択 続いて、次の手順で条件を設定します。 「新規ルール N 」をクリック• 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択• 「土曜」列に色付けする場合も同様の手順で、「次の数式を満たす場合に値を書式設定 O :」に入力する数式を次のように修正すれば設定完了です。 まず、「祝日」がいつかを把握するため、次の手順で「祝日」マスタを作成します。 「祝日」という名前のシートを追加• から「祝日マスタ」をコピー• 「祝日」シートに「テキスト」で貼り付ける 次に、作成した「祝日マスタ」を利用して、条件付き書式を設定します。 「E6」セルを選択• ホームタブの「条件付き書式」をクリック• 「ルールの管理 R 」をクリック• 上部のドロップダウンリストから「このワークシート」を選択• 「新規ルール N 」をクリック• 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択• 「書式 F 」をクリックして、適用したい書式を設定• これで土日に加えて、祝日についても色がつくように設定できました。 手順6|シフト表にシフトを入力する シフト表へ、画像のように、シフトの分類で記入していきます。 手順7|COUNTIFでシフト数をカウント 各シフトの分類がいくつあるかを自動でカウントさせて表示させます。 画像のようにシフト数が「0」の場合はセルを黄色で表示します。 続いて、表示が「0」だった場合に、黄色く塗りつぶす条件付き書式を設定します。 「E18」セルを選択• ホームタブの「条件付き書式」をクリック• 「ルールの管理 R 」をクリック• 上部のドロップダウンリストから「このワークシート」を選択• 「新規ルール N 」をクリック• 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択• 「書式 F 」をクリックして、適用したい書式を設定• 手順8|見た目を整える 最後に、見た目を整えたら完成です。 画像のようにシフト表以外の部分を選択した状態で、塗りつぶしを実行しましょう。 動画で紹介しているシフト表のテンプレートを無料ダウンロードする この記事で紹介しているシフト表のテンプレートは以下のフォームから無料でダウンロード可能です。 ぜひ、ダウンロードして活用してみてください。 読み込んでいます… エクセルマクロVBAでシフト表を作ってみる この記事では、エクセルマクロVBAを使った方法は紹介していません。 しかしマクロVBAを使えば、さらに機能を増やすことができます。 一か月分の集計から、報告資料作成までうまく連携させることが可能です。 エクセルマクロVBAで出来ることを以下の動画でまとめているので、それらをシフト表を組み合わせることでさらにラクに仕事をこなすことが可能です。 もしエクセルマクロVBAを勉強したいのであれば、の動画講座をオススメします。 私も実際に試して、良い教材であることは確認済みです。 実際に教材を試して、以下のように短期間で難易度の高いマクロを書けるようになりました。 また「パソコンスキルの教科書」のYoutubeチャンネルに参加いただけると情報をいち早く受け取れるので、ぜひ登録をお願いいたします。 Filed Under:.

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